Algemene voorwaarden
1. Algemeen
1.1. Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle offertes, boekingen, aanbiedingen, leveringen en transacties tussen Tesse Gillis Make-up Artist en haar cliënten en/of opdrachtgevers.
1.2. Van het in deze algemene voorwaarden bepaalde kan uitsluitend en alleen worden afgeweken indien en voor zover zulks uitdrukkelijk, schriftelijk is overeengekomen.
1.3. De opdrachtgever aanvaardt deze algemene voorwaarden, door het reserveren van een dienst van Tesse Gillis Make-up Artist.
1.4. Van de opdrachtgever wordt verwacht alle gegevens die nodig zijn om de opdracht goed uit te voeren tijdig aan Tesse Gillis Make-up Artist door te geven.
2. Reiskostenvergoeding
2.1. De door Tesse Gillis Make-up Artist gemaakte reiskosten voor zijn of haar werkzaamheden zijn voor de rekening van de opdrachtgever (0.60€/km).
2.2. Indien de locatie een vroege opstart vereist of zich op een aanzienlijke afstand bevindt (>1u rijden), kan er een early morning fee aangerekend worden of kan er een overnachting noodzakelijk zijn. De kost hiervan wordt op voorhand besproken en schriftelijk vastgelegd met de klant. Deze kost is ten laste van de klant.
2.3. Parkeerkosten zijn ten laste van de klant en worden achteraf toegevoegd aan de eindfactuur indien van toepassing.
3. Boekingen
3.1. Er is sprake van een boeking op het moment dat de opdrachtgever mondeling, telefonisch, schriftelijk of digitaal een aanbod van Tesse Gillis Make-up Artist aanvaardt.
3.2. Opdrachtgever erkend kennis te hebben genomen van en in te stemmen met de Algemene Voorwaarden van Tesse Gillis Make-up Artist alvorens een boeking te doen.
3.3. Bij een boeking is het van cruciaal belang dat de informatie via het contactformulier correct werd ingediend. De informatie die wordt doorgegeven via het boekingsformulier (zoals timing, aantal personen, locatie en diensten) geldt als definitief en kan in een later stadium niet meer gewijzigd worden. Eventuele aanpassingen kunnen enkel besproken worden mits tijdige communicatie en schriftelijke goedkeuring via e-mail, en zijn afhankelijk van beschikbaarheid.
Uur van klaarstaan: het afgesproken uur van klaarstaan kan na bevestiging niet meer gewijzigd worden, tenzij dit in onderling overleg én schriftelijk via e-mail opnieuw bevestigd wordt.
Boekingen voor extra personen: annulaties zijn later niet mogelijk aangezien deze personen worden opgenomen in de planning en hierdoor andere aanvragen eventueel worden geannuleerd.
3.4. Een bruid kan een boeking doen vanaf:
Een volledig bruidsarrangement inclusief proef
Een volledig bruidsarrangement zonder proef in combinatie met minimaal 2 extra personen make-up
Enkel bruidsmake-up inclusief proef in combinatie met minimaal 2 extra personen make-up
4. Annulering en wijziging
4.1 Annulatie door de klant (bruid /opdrachtgever)
4.1.1 Bij annulatie van het bruidsarrangement (zijnde enkel make-up of de combinatie make-up en hairstyling), gelden de volgende voorwaarden:
- Bij schriftelijke annulatie meer dan 5 maanden vóór de huwelijksdatum, wordt 50% van het totaalbedrag van de opdracht (inclusief suiteleden indien van toepassing) in rekening gebracht.
Het totaalbedrag wordt gebasseerd op het ingevulde boekingsformulier waarbij de boeking en aantal suitegasten werd aangeduid.
- Bij schriftelijke annulatie vanaf 5 maanden tot aan de huwelijksdatum, wordt 100% van het totaalbedrag (inclusief suiteleden indien van toepassing) van de opdracht in rekening gebracht.
Het totaalbedrag wordt gebasseerd op het ingevulde boekingsformulier waarbij de boeking en aantal suitegasten werd aangeduid.
4.1.2 Annulatie van suitegasten (familie/vrienden van de bruid)
Bij het invullen van het boekingsformulier wordt het aantal suitegasten (personen die make-up en/of haar wensen op de trouwdag) vastgelegd. Dit aantal vormt de basis voor de planning, tijdsverdeling en de opmaak van de eindfactuur.
Wijzigingen in het aantal suitegasten kunnen kosteloos doorgegeven worden tot 5 maanden voor de trouwdatum. Daarna wordt het oorspronkelijke aantal als definitief beschouwd.
Bij annulatie van één of meerdere suitegasten (vanaf 5 maanden voor de trouwdatum) blijft het volledige bedrag voor deze personen verschuldigd en in rekening gebracht.
De reden hiervoor is dat de tijdsblokken en planning specifiek worden voorzien op basis van het aantal aangevraagde diensten. Annulaties van suitegasten zorgen ervoor dat deze blokken niet meer ingevuld kunnen worden door andere klanten.
Indien er extra personen wensen toegevoegd te worden, kan dit enkel indien de planning dit toelaat. Dit gebeurt in overleg.
4.1.3 De annulatie is pas geldig na schriftelijke bevestiging (via e-mail) door de dienstverlener.
4.1.4 Annulatie van de proefsessie minder dan 48 uur vóór de geplande afspraak wordt volledig aangerekend (dit is de helft van het gekozen arrangement).
4.2 Annulatie door de dienstverlener (Make-up & Hair Artist)
- In uitzonderlijke gevallen van overmacht, onvoorziene omstandigheden of ziekte behoudt de dienstverlener zich het recht voor om de opdracht te annuleren. Ik zal mijn uiterste best doen om een gekwalificeerde vervanger uit mijn netwerk aan te bieden.
- Indien geen vervanger beschikbaar is, wordt het reeds betaalde bedrag volledig terugbetaald (inclusief voorschot). Verdere compensatie is niet mogelijk.
5. Betaling
5.1. Voorschot
Bij bevestiging van de boeking wordt een voorschot van €150 van het totaalbedrag gefactureerd. Dit bedrag dient binnen 7 kalenderdagen na ontvangst van de factuur voldaan te worden. Pas na ontvangst van het voorschot is de datum definitief gereserveerd.
Bij het vastleggen van de boeking wordt een voorschot gevraagd om de datum te reserveren. Dit voorschot bedraagt €120 en wordt in mindering gebracht op het eindtotaal.
Het voorschot is niet terugbetaalbaar, tenzij de annulatie gebeurt binnen 14 dagen na betaling én de trouwdatum nog minstens 6 maanden in de toekomst ligt. Dit is in overeenstemming met het herroepingsrecht voor diensten op afstand.
Na deze termijn geldt dat het voorschot wordt ingehouden als vergoeding voor de gereserveerde datum, voorbereidend werk en verloren inkomsten bij annulatie.
5.2. Restbetaling
Het resterende saldo dient uiterlijk 5 werkdagen vóór de trouwdatum overgeschreven te zijn op het rekeningnummer vermeld via e-mail/op de factuur.
Contante betalingen op de dag zelf zijn mogelijk mits voorafgaand overleg en schriftelijke bevestiging.
5.3. Betaalmethodes
Betaling kan gebeuren via bankoverschrijving of andere overeengekomen betaalmethodes. De betalingsgegevens worden vermeld via e-mail of op de factuur.
5.4. Laattijdige betaling
Bij laattijdige betaling van het voorschot of restbedrag is de klant automatisch en zonder ingebrekestelling een verwijlinterest verschuldigd van 10% per maand, berekend op het openstaande bedrag. Daarenboven zullen, van rechtswege en zonder ingebrekestelling, bij niet-volledige betaling conventionele verwijlinteresten verschuldigd zijn ten belope van 8 % op jaarbasis.
Daarnaast wordt een administratieve kost van €15 per betalingsherinnering in rekening gebracht.
Indien betaling uitblijft, worden verdere diensten opgeschort tot betaling volledig is ontvangen. Indien betaling niet binnen een redelijke termijn gebeurt, behouden wij het recht om de overeenkomst te annuleren zonder terugbetaling van het reeds betaalde voorschot.
De tarieven staan uitgebreid in de informatieve link die via e-mail bezorgd wordt. Ook extra kosten die vermeld worden bij ‘extra kosten/informatie’ zullen aangerekend worden.
6. Aansprakelijkheid
6.1. Tesse Gillis Make-up Artist is niet aansprakelijk voor beschadiging van persoonlijke eigendommen.
6.2. Tesse Gillis Make-up Artist sluit elke aansprakelijkheid uit, en wijst mogelijke schadeclaims, zowel direct als indirect, van de hand welke ontstaan uit omstandigheden die niet te wijten zijn aan schuld van Tesse Gillis Make-up Artist.
6.3. Met het leveren van haar diensten aanvaardt Tesse Gillis Make-up Artist een inspanningsverplichting. Hoewel met betrekking tot de inhoud van de door Tesse Gillis Make-up Artist geleverde diensten, workshops de uiterste zorg wordt betracht, kan Tesse Gillis Make-up Artist de afwezigheid van fouten of onvolledigheden niet uitsluiten. Tesse Gillis Make-up Artist is op enigerlei wijze aansprakelijk voor eventuele schade veroorzaakt door dergelijke fouten of onvolledigheden.
6.4. Gevolgen van schade door aangekochte goederen gebruikt door Tesse Gillis Make-up Artist zijn ter aansprakelijkheid van de fabrikant van de goederen.
7. Beschadiging en/of diefstal
7.1. Tesse Gillis Make-up Artist heeft het recht van de cliënt een schadevergoeding te eisen indien, de cliënt producten beschadigt.
7.2. Tesse Gillis Make-up Artist meldt diefstal altijd bij de politie.
8. Werktijden/wijziging & werkwijze
8.1 Werktijden
De diensten worden uitgevoerd binnen de afgesproken tijdsblokken, maar het vertrek vindt plaats zodra de afgesproken services volledig zijn afgerond. Dit betekent dat, ook al loopt de planning tot een bepaald uur, zodra alle werkzaamheden zijn uitgevoerd, de artiest klaar is en kan vertrekken.
Indien extra services/uren nodig zijn omdat er meer werk gevraagd wordt of door vertragingen aan de kant van de klant, worden deze extra uren apart aangerekend volgens het uur van €75.
8.2 Vertraging bij starttijd
Als klant is het belangrijk om op tijd aanwezig te zijn op het afgesproken tijdstip. Indien je te laat komt, kan dit een directe impact hebben op het verdere verloop van mijn planning en volgende klanten.
Belangrijke voorwaarden:
Verloren tijd wordt niet ingehaald. Indien je later dan het afgesproken uur arriveert, gaat dit ten koste van jouw geboekte tijd. De service zal in dat geval binnen de resterende tijd uitgevoerd worden, wat kan resulteren in een minder volledig of ingekort resultaat.
Geen garantie bij tijdsoverschrijding. Als er onvoldoende tijd overblijft om de afgesproken service kwalitatief te voltooien, kan ik niet garanderen dat het eindresultaat volledig volgens verwachting zal zijn. Er wordt in geen geval een terugbetaling voorzien.
Volgende afspraak gaat voor. Bij vertraging die jouw geboekte tijd overschrijdt, en ik een volgende klant of boeking heb, eindigt onze afspraak alsnog op het voorziene einduur.
Indien de starttijd van de afspraak wordt vastgesteld op bijvoorbeeld 7:00 uur, maar de klant of andere betrokkenen niet klaar zijn op dat moment waardoor de artiest moet wachten, dan telt de wachttijd als werktijd. Deze tijd wordt meegerekend bij de totale duur van de afspraak en kan leiden tot extra kosten als hierdoor de planning wordt verlengd.
Ik voorzie altijd voldoende tijd en buffer om jouw moment zo rustig mogelijk te laten verlopen. Respect voor de timing zorgt ervoor dat dit ook voor alle andere klanten zo blijft.
8.2 Werkwijze / persoonlijke hygiëne & zorgplicht
Om een kwalitatieve en aangename service te kunnen garanderen, wordt van elke klant en suitegast verwacht dat zij zorg dragen voor hun persoonlijke hygiëne.
Het haar dient proper gewassen en volledig droog te zijn op het moment van de afspraak. Indien het haar zichtbaar vuil, vettig of onverzorgd is, of indien er sprake is van andere onhygiënische omstandigheden (zoals een sterk onaangename geur of aanwezigheid van hoofdluizen), behoud ik mij het recht voor om de dienst te weigeren.
In dergelijke gevallen zal geen terugbetaling plaatsvinden voor de geannuleerde service(s).
Om de kwaliteit en hygiëne van de dienstverlening te garanderen, vragen wij volgende voorbereiding:
Haar dient gewassen te zijn de avond voordien (2x shampoo aan de wortels, verzorging enkel op de lengtes) en volledig droog bij aankomst.
Gelaat dient de avond voordien goed gereinigd te worden (geen make-up resten).
Gelieve geen skincare of make-upproducten aan te brengen op de dag zelf, dit om te vermijden dat producten gaan schuiven of onverenigbaar zijn met het materiaal van de artiest.
8.3 Locatievereisten
De klant voorziet op de locatie:
Een hoge tafel voor het materiaal
Een lage stoel voor hairstyling
Bij voorkeur een hoge kruk voor make-up
Een plek met natuurlijk daglicht (bij een raam).
Indien dit niet beschikbaar is, dient dit vooraf gemeld te worden zodat indien mogelijk een alternatief kan worden voorzien/meegebracht.
Er worden geen diensten uitgevoerd in kleine badkamers of ongeschikte ruimtes. De werkruimte dient schoon, opgeruimd en geschikt te zijn voor het uitvoeren van de make-up en hairstyling diensten.
Indien de werkruimte niet aan deze voorwaarden voldoet, behoudt de artiest zich het recht voor om de service te weigeren zonder terugbetaling van kosten.
8.4 Wijziging werktijden/planning (overmacht)
In uitzonderlijke gevallen kan het gebeuren dat een klant haar planning wijzigt, waardoor de dagplanning van daaropvolgende klanten noodgedwongen vervroegd moet worden. Deze wijziging valt onder overmacht en ligt buiten de wil van de dienstverlener. In dat geval kan er, in overleg, een aangepast startuur voorgesteld worden.
We doen steeds ons uiterste best om impact voor de klant te beperken en tijdig te communiceren. We rekenen op begrip, aangezien een trouwdagplanning vaak afhankelijk is van meerdere factoren en partijen. Aanpassingen omwille van overmacht geven geen recht op terugbetaling of compensatie.
8.5 Gebruik van professioneel materiaal
Uit respect voor mijn werk en om de hygiëne en veiligheid te waarborgen, is het niet toegestaan om mijn professioneel materiaal, inclusief make-up, borstels, haarproducten, tools en andere benodigdheden zelf te gebruiken, aan te raken of mee te nemen.
Belangrijke voorwaarden:
Klanten of aanwezigen mogen het materiaal enkel gebruiken wanneer dit expliciet gebeurt onder mijn begeleiding of instructie.
Het is niet toegestaan om producten of tools zonder toestemming te testen, uit te lenen of in eigen bezit te houden.
Indien materiaal beschadigd of verloren raakt door onzorgvuldig of ongepast gebruik, wordt dit doorgerekend aan de verantwoordelijke klant.
Mijn materiaal wordt met grote zorg geselecteerd, gereinigd en klaargezet voor elke opdracht. Ik dank je voor het respecteren van deze werkwijze.
9. Vroege opstart
Voor opstarten op vroege uren wordt een early morning fee aangerekend per artiest:
€80 bij start tussen 5u00 en 5u30
€70 bij start tussen 5u30 en 6u00
€65 bij start tussen 6u00 en 7u00
€45 bij start om 7u00
Deze vergoeding dekt de extra voorbereiding, aanpassing van de planning en verplaatsing op ongewone uren.
10. Diensten uitgevoerd door een teamlid
Wanneer een dienst (gedeeltelijk of volledig) wordt uitgevoerd door een teamlid, blijft de hoofdartieste (opdrachtnemer) het eerste aanspreekpunt voor de klant.
10.1 Verloop en communicatie
De communicatie, planning en organisatie van de diensten verlopen steeds via de hoofdartieste.
De proefsessie en definitieve afspraken worden in overleg met de klant ingepland.
De klant ontvangt via e-mail een bevestiging en voorschotfactuur na het vastleggen van het teamlid.
10.2 Verantwoordelijkheden
De hoofdartieste engageert zich om een teamlid in te schakelen dat werkt volgens de kwaliteitsnormen en stijl van de zaak.
Zij zorgt voor een duidelijke overdracht van de wensen van de klant, inclusief visuele referenties, notities van een proefsessie (indien van toepassing) en alle planningstechnische informatie.
10.3 Beperkingen in verantwoordelijkheid
De hoofdartieste is niet persoonlijk aansprakelijk voor onvoorziene omstandigheden die zich voordoen op het moment van uitvoering, zolang deze buiten haar controle vallen (zoals overmacht, laattijdige wijzigingen door de klant, technische of persoonlijke fouten van het teamlid).
De klant aanvaardt dat er kleine verschillen kunnen zijn in stijl of uitvoering, ondanks het streven naar uniformiteit binnen het team.
10.4 Annulatie of onbeschikbaarheid teamlid
Indien het gekozen teamlid onverwacht niet beschikbaar is (bijv. door ziekte), wordt de klant zo snel mogelijk gecontacteerd en wordt er indien mogelijk een gelijkwaardig alternatief voorgesteld. In dat geval blijft het voorschot geldig.
10.5 Annulatievoorwaarden (klant)
De annulatievoorwaarden blijven dezelfde zoals vermeld in punt 4 (annulering) op deze website. Dit geldt ook wanneer de dienst wordt uitgevoerd door een teamlid en niet door de hoofdartieste zelf. Bij annulatie zijn de gebruikelijke kosten en termijnen van toepassing.
11. Privacy
1. Wie zijn we?
Tesse Gillis (make-up artist en hairstyliste) is verantwoordelijk voor verwerkingen van persoonsgegevens.
2. Waarom verwerken we persoonsgegevens/delen wij persoonsgegevens?
Wij verwerken persoonsgegevens om contact op te kunnen nemen.
Wij verwerken beeldmateriaal (mits goedkeuring) voor onze website, sociale media.
Tesse Gillis hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens (en dat uw privacy wordt gerespecteerd). Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:
uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze privacy verklaring;
verwerking van uw persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
passende maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt.
Uw persoonsgegevens, dus ook het beeldmateriaal waar u opstaat, worden door Tesse Gillis Make-up Artist verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden:
Publiciteit. Het beeldmateriaal zal gebruikt worden voor communicatie, de website en sociale media.
Het opmaken van een klantenbestand.
3. Hoe verkrijgen we persoonsgegevens?
De persoonsgegevens worden verkregen bij je aanmelding via mijn website (door het contactformulier in te vullen).
4. Hoelang bewaren we persoonsgegevens?
Tesse Gillis bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist. Uw persoonsgegevens worden bewaart tot 2 jaar na de effectieve samenwerking. Het beeldmateriaal wordt bewaard tot zolang dit nuttig is voor de website en sociale media.
Ik heb passende maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beveiligen en de vertrouwelijkheid ervan te waarborgen. Zo heb ik bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen;
Ik hanteer een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al mijn systemen (mijn laptop is dus vergrendeld);
5. Welke rechten heb jij?
U hebt recht op inzage en kopie van de persoonsgegevens die op u betrekking hebben. U hebt recht op correctie en aanvulling wanneer uw gegevens onjuist of onvolledig zijn.
U mag eisen dat uw persoonsgegevens gewist worden wanneer ze niet langer noodzakelijk zijn ten aanzien van de doeleinden waarvoor ze werden verzameld of verwerkt, wanneer er geen gerechtvaardigd doel meer bestaat voor de verwerking, wanneer u terugkomt op uw toestemming betreffende de verwerking van bepaalde gegevens en de organisatie zich niet kan baseren op een ander gerechtvaardigd doel voor de verwerking.
Voor de verwerking van persoonsgegevens die wij op basis van uw toestemming hebben verkregen, kunt u uw toestemming om het even wanneer intrekken. De verwerking van deze gegevens vóór de intrekking van de toestemming blijft geldig.
6. Hoe neem jij contact op?
U kunt contact opnemen om uw rechten uit te oefenen via deze link (mijn contactformulier, via onderstaande knop ‘contact’).
Tesse Gillis kan zijn privacy statement wijzigen.
Van deze wijziging zullen we een aankondiging doen op onze website.